NOTA FISCAL ELETRÔNICA



21/10/2009


NOTA FISCAL ELETRÔNICA

 

Quais os Objetivos do Sistema Nota Fiscal Eletrônica? O Sistema NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. A implantação da NF-e constitui grande avanço para facilitar a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Num momento inicial, a NF-e será emitida apenas por grandes contribuintes e substituirá os modelos, em papel, tipo 1 e 1A.

 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e? Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador (vide o parágrafo primeiro - § 1º da cláusula primeira do Ajuste SINIEF 07/05).

 

Já existe legislação aprovada sobre a NF-e? A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005. Foram aprovados: O Ajuste SINIEF 07/2005 (e alterações) instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE; e o Ato COTEPE 72/2005 dispõe sobre as especificações técnicas da NF-e. Além desta legislação e suas alterações (Ajuste SINIEF 04/06, 05/07 e 08/07), foi elaborado um documento intitulado "Manual de Integração - Contribuintes" contendo o detalhamento técnico e as especificações do sistema da Nota Fiscal Eletrônica.

 

Quais são as vantagens da NF-e? A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

·                    Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via, não havendo, portanto, a obrigatoriedade de utilização de formulário contínuo ou de segurança bem como de 4 ou 5 vias;

·                    Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

·                    Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo praz decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que custo do arquivamento físico;

·                    GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações. Além da eliminação da necessidade de armazenagem e gerenciamento do documento original, a recuperação dos documentos originais e a extração de cópias não serão mais necessárias, e a possibilidade de extravio de documentos também será eliminada; como todos os exemplares da NF-e são autênticos, a autenticação de cópias será eliminada;

·                    Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

·                    Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Algumas Unidades da Federação que possuem postos de fronteira digitam todas as informações constantes nos documentos fiscais em seus sistemas durante as verificações de fronteiras. Com a adoção da Nota Fiscal Eletrônica, a mercadoria é acompanhada pelo DANFE, citado anteriormente, que contém um código de barras que permite que a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica seja capturada para que ela seja consultada na Internet. Em outras palavras, ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, o fisco de todo o país já tem suas informações disponíveis, aguardando apenas a chave de acesso para consultá-la;

·                    Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação "empresa - à - empresa"). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

·                    Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

·                    Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;

·                    Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

·                    GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

·                    Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.


Benefícios para a Sociedade:

 

·                    Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

·                    Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

·                    Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

·                    Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.


Benefícios para os Contabilistas:

·                    Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

·                    GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

·                    Oportunidades de serviços e consultoria ligados NF-e.


Benefícios para o Fisco:

·                    Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

·                    Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

·                    Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

·                    Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

·                    GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).

 

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui? Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

 

Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada? A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

 

Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NF-e? As médias e pequenas empresas também devem emitir NF-e? O Protocolo ICMS nº 10 de 2007 do CONFAZ instituiu nacionalmente a obrigatoriedade de uso da NF-e para algumas atividades, independentemente do porte da empresa. Posteriormente, outros Protocolos o modificaram e incluíram novas atividades na obrigatoriedade de uso da NF-e. Em breve todos os segmentos de mercado deverão estar enquadrados na obrigatoriedade de uso da NF-e. Neste sentido, constantes modificações na lista de atividades enquadradas vêm sendo publicadas, sempre com a antecedência mínima necessária para que os contribuintes tenham tempo hábil para se adequarem. Por este motivo, indicamos consultar diretamente a legislação mencionada a seguir (Art. 26-A do Livro II do RICMS/RS). Pelo mesmo motivo, aconselhamos aos contribuintes anteciparem-se à exigência legal ingressando voluntariamente no sistema NF-e. Também as situações de exceção da obrigatoriedade estão publicadas na própria legislação que a institui, podendo ser consultadas na forma antes descrita (vide parágrafo único do Art. 26-A do Livro II do RICMS/RS). Os Protocolos ICMS da NF-e, além de outros dispositivos legais relacionados, podem ser consultados no Portal Nacional da NF-e, em www.nfe.fazenda.gov.br. Alternativamente, o Protocolo ICMS nº 10/07 e suas alterações poderão ser consultados no site do CONFAZ, em www.fazenda.gov.br/confaz. No RS, a obrigatoriedade foi recepcionada no Artigo 26-A do Livro II do Regulamento do ICMS (RICMS/RS). O RICMS/RS pode ser consultado no Portal de Legislação da SEFAZ/RS pelo link do Portal da SEFAZ/RS, em www.sefaz.rs.gov.br, ou pelo acesso direto ao endereço www.legislacao.sefaz.rs.gov.br. Recentemente, novo Protocolo do CONFAZ sobre obrigatoriedade foi publicado, o Protocolo ICMS 42 de 2009. Visando escalonar a ampliação da obrigatoriedade a todas as operações relacionadas com o ICMS ou com o IPI até o final de 2010, este Protocolo utilizou-se de descrições baseadas no CNAE, mas é importante ressaltar que, conforme prevê o próprio Protocolo 42/2009, as obrigatoriedades instituídas pelo Protocolo ICMS 10 de 2007 e por suas alterações não sofreram modificações, tampouco prorrogações, ficando mantidas as datas de obrigatoriedade na forma prevista no Protocolo 10/2007.

O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações? A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não de NF-e, é a obrigação de consultar no site da Secretaria da Fazenda do Estado do emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica a validade, existência e autorização de uso da NF-e que estiver recebendo. A consulta deverá ser feita na Internet utilizando-se de sua Chave de Acesso, com 44 posições, existente tanto na NF-e como no DANFE correspondente que acompanha a mercadoria. Para maiores informações, vide a seção de perguntas e respostas sobre "Modelo Operacional" - "Consulta da NF-e". Se o cliente da empresa também for emitente de NF-e, receberá o documento digital e potencialmente poderá se beneficiar de todas as vantagens que o projeto propicia aos destinatários da NF-e, listados na questão 3. Ressalte-se ainda que a Nota Fiscal Eletrônica poderá ser enviada ao cliente antes da saída física (circulação) da mercadoria. Isso permite que o destinatário possa identificar possíveis divergências com relação ao seu pedido, como divergência de preço ou quantidade, podendo alertar o emitente a tempo, antes da saída da mercadoria. Vide também as questões relativas ao cancelamento de NF-e, seção "Modelo Operacional" - "Cancelamento da NF-e". Caso o cliente não seja emissor de NF-e e não tenha condições de receber o arquivo digital da NF-e, receberá apenas o DANFE que estiver acompanhando o trânsito da mercadoria. Além da consulta da validade da NF-e explicada acima, para esteestinatário a única mudança adicional será a utilização do DANFE como fonte de informações para efetuar a escrituração fiscal da respectiva NF-e.

Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e? As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

·                    Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e;

·                    Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);

·                    Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e;

·                    Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e;

Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NF-e em ambiente de produção.

Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela eletrônica? O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que não seja obrigado à sua emissão deverá emitir, preferencialmente, NF-e em substituição à nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na legislação, devem emitir NF-e em todas as operações nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo situações de exceção previstas na própria legislação da obrigatoriedade). No caso de a empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir também cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (além de mod. 1 ou 1-A), deverá continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e, pois a nota fiscal eletrônica substituirá apenas as operações anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar - DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas? Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações acobertadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito. O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade jurídica da respectiva NF-e no site da sefaz emitente ou no Portal Nacional, no endereço: www.nfe.fazenda.gov.br, utilizando-se de sua chave de acesso, preferencialmente através de leitor de código de barras. Com a consulta, o destinatário tem garantia da existência e validade da NF-e.

O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica? Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários. Conforme o § 2º da Cláusula segunda do ajuste SINIEF 07/05 (e alterações), é vedada a emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1-A por contribuinte credenciado à emissão de NF-e, exceto nas hipóteses previstas neste ajuste ou quando a legislação estadual assim permitir. Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, o Protocolo ICMS 30/07 determina que a obrigatoriedade se aplica a todas as operações destes contribuintes, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A pelos mesmos. Os demais contribuintes emitentes de NF-e (adesão voluntária, conforme descrito na questão 6), deverão, preferencialmente, emitir NF-e, cabendo a eles a decisão da emissão da Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A ou Nota Fiscal Eletrônica.

O Protocolo ICMS No. 42 de 2009 prorrogou os prazos de obrigatoriedade? NÃO. Em decorrência do grande número de questionamentos referentes a ampliação da obrigatoriedade de emissão da NF-e, a partir da publicação do Protocolo ICMS 42/2009, a coordenação técnica do projeto, esclarece:

O Protocolo ICMS 42/09 objetiva escalonar a ampliação da obrigatoriedade de uso da NF-e de forma que, até o final de 2010, estejam alcançados por esta obrigatoriedade todos os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos uma das seguintes situações:

1.       Desenvolvam atividade industrial

2.       Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição

3.       Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação

4.       Forneçam mercadorias para a Administração Pública

Para escalonar esta ampliação de obrigatoriedade de emissão, o anexo único do Protocolo 42/09 dividiu as atividades de indústria, comércio atacadista e distribuição ao longo de três períodos (respectivamente, abril, julho e outubro de 2010), através de descrições baseadas na Codificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE), tendo estabelecido uma quarta etapa, em dezembro, para as operações interestaduais e de venda para a Administração Pública.

Muitas destas atividades repetem produtos já descritos nas fases do Protocolo 10/07. Por este motivo, existe no Protocolo 42/09 um dispositivo que diz que “Ficam mantidas as obrigatoriedades e prazos estabelecidos no Protocolo ICMS nº 10/07, de 18 de abril de 2007, ou seja:

Os prazos do Protocolo 42/09 não se aplicam para aquelas empresas já alcançadas pela obrigatoriedade de uso da NF-e em razão de algum dispositivo do Protocolo 10/07, mesmo que cumulativamente pratiquem operações descritas por alguma CNAE listada no anexo único do Protocolo 42/09.

Fonte: http://www.sefaz.rs.gov.br/Site/Index.aspx




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